Ferramentas de gestão que sua empresa deve ter

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Enquanto o mercado esteja discutindo sobre inteligência artificial, blockchain, internet das coisas e vários outros conceitos que estão mudando o mundo, a maior parte do mercado empresarial ainda falha na gestão dos próprios negócios, muitas vezes por não usar as melhores ferramentas. Ainda hoje, a maioria das empresas utiliza a famosa “planilha” na gestão (quando, em muitos casos, não é substituída por blocos de anotações e agendas).

O Brasil é um dos maiores fornecedores de tecnologias para gestão no mundo, com empresas reconhecidas em todo continente, competindo igualmente com o concorrido mercado americano. Apesar disso, apenas uma pequena parcela das organizações utiliza o potencial de sistemas de ERP, CRM, Automação de marketing e outros. Isso sinaliza um pouco da baixa produtividade geral, afinal, usar ferramentas de gestão na empresa, gera mais resultado, com menos esforço – afinal, as plataformas são otimizadas para reduzir o tempo de trabalho, gerando mais informações que podem ser usadas de forma estratégica, para aumentar a produtividade e, consequentemente, o crescimento ou lucros.

Cada área de uma empresa possui ferramentas próprias para melhorar a performance. Para o time financeiro/administrativo, existem os sistemas de ERP. Para as equipes de vendas e executivos de negócio, há o software de CRM. Há plataformas específicas para os times de projetos, marketing, suporte ao cliente, etc.

De acordo com o CEO do Plug CRM, software de CRM online brasileiro, Luis Lourenço, os resultados podem ser incrementais ou exponenciais: “Temos muitos casos de empresas que melhoram o desempenho em 25, 30 e até 40%. Mas, ainda que o desempenho não chegue a um número tão significativo, melhorias em 2% ou 3% já geram lucro para a empresa”. Segundo Lourenço, é normal as empresas terem resistência num primeiro momento, mas, após a adaptação inicial, torna-se quase impossível “viver sem uma ferramenta de gestão”: “Quando a empresa percebe que consegue produzir o muito mais nas mesmas 8 horas do dia, o próprio time passa a exigir que as ferramentas sejam utilizadas com frequência).

Até pouco tempo atrás era comum associar tecnologias de gestão às grandes empresas. Contudo, hoje elas estão acessíveis, baratas, fáceis e sem necessidade de treinamento ou custos de configuração/customização. É o caso das principais ferramentas de ERP para pequenas e médias empresas, como o ContaAzul, Nibo, Bling e TagPlus.

Ao utilizar ferramentas de gestão, a empresa investe uma pequena quantia por mês e colhe resultados diversos, como maior organização, acompanhamento de processos ou pessoas, mais agilidade, maior controle sobre as demandas dos clientes e, principalmente, mais indicadores, relatórios, métricas e informações importantes para a estratégia da empresa. No caso de um software de CRM, por exemplo, tanto os vendedores, quanto os gestores, saem ganhando, não apenas por conseguir trabalhar com mais clientes em menos tempo, mas também por aproveitar informações de clientes e da equipe que, muitas vezes, seriam perdidas numa planilha.

Conheça os tipos de ferramentas mais utilizados no mercado das pequenas e médias empresas:

·        ERP: é a ferramenta de gestão financeira, que irá controlar contas a pagar, contas a receber, notas fiscais, fluxo de caixa, etc. Usada principalmente pelo time administrativo para acompanhar as contas e deixar a empresa sempre sustentável, sem dar margem ao erro. As principais ferramentas do mercado são o ContaAzul, Nibo, Bling e  TagPlus.

·        CRM: ferramenta de gestão de negócios, usada principalmente pelas equipes de vendas e executivos de negócios. É onde você faz o acompanhamento das oportunidades, relacionamento com cliente, histórico de conversas, reuniões, e-mails, ligações, etc; além de ter lembretes, funil de vendas, relatórios, etc – com objetivo de melhorar a taxa de conversão (ou seja, o número de negócios ganhos). O Plug CRM é um software de CRM online simples e completo, que possui teste de 15 dias gratuito.

·        Automação de marketing digital: usada para gerar oportunidades (geralmente, usada pelo time de marketing) que serão entregues ao time de vendas (que usa o CRM). Você consegue combinar estratégias de e-mail, redes sociais e posicionamento nos buscadores para acompanhar possíveis clientes. A principal ferramenta deste tipo no Brasil é a RD Station.

·        Gestão de projetos: se o objetivo é cumprir prazos de entrega, sem erros no projeto, mantendo o orçamento combinado, você pode usar ferramentas de gestão de projetos, como o Runrun.it e Trello.

·        Helpdesk: usada para acompanhar demandas de clientes após a realização da venda, como demandas de suporte, reclamações, satisfação, etc. As empresas conseguem controlar o tempo médio de resposta e efetividade da resolução de problemas. Ferramentas como Freshdesk, Zendesk e Octadesk são bastante populares.

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